Arrêt des activités : conservation et transmission des dossiers (Ordre)

En sa séance du 15 septembre 2018, le Conseil national de l'Ordre des médecins a examiné une question relative à la conservation et à la transmission des dossiers d'un médecin généraliste lorsqu'il cesse d'exercer au moment de sa retraite.

 Conservation et délai de conservation

Le Conseil national constate qu'il n'existe pas de disposition légale générale fixant le délai de conservation « d'un » dossier médical. Le délai civil de prescription pour la responsabilité est de 20 ans maximum à partir du jour qui suit celui où s'est produit le fait qui a provoqué le dommage[1]. Cette responsabilité passe aux héritiers en cas de décès du médecin.

Le Code de déontologie médicale (CDM) dispose que les dossiers médicaux doivent être conservés pendant 30 ans, après le dernier contact avec le patient (article 24 CDM 2018)[2].

Un médecin qui cesse sa pratique est donc responsable de la conservation de ses dossiers patients et de la fourniture de toutes les informations utiles pour la continuité des soins au médecin désigné par le patient ou au patient lui-même, et ce pendant les trente années suivant le dernier contact avec le patient.

Transmission

Pour des raisons pratiques (p. ex. santé personnelle, décès, déménagement, difficultés techniques), un médecin n'a pas toujours la possibilité de se charger lui-même de la conservation des dossiers des patients.

Dans ces circonstances, ces dossiers peuvent être conservés par un confrère ayant les mêmes compétences.

Outre la transmission de toutes les informations utiles pour la continuité des soins au médecin désigné par le patient ou au patient lui-même, ce confrère assure également toutes les tâches reprises à l'article 9 de la loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient[3] (conservation sécurisée, accorder le droit de consultation et le droit de copie). Il le fait dans le respect du secret professionnel et de la législation sur la protection des données (loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ). Dans ce cadre, il est logique de transmettre le dossier patient complet au médecin désigné par le patient.

Dans une association, un cabinet de groupe ou une maison médicale, cette conservation est généralement automatiquement poursuivie.

Un médecin solo (ou ses proches) peut essayer, dans un premier temps, de trouver lui-même un confrère disposé à conserver ces dossiers.

Si ce médecin n'est pas en mesure de trouver lui-même un confrère, il peut s'adresser au cercle de médecins généralistes et/ou à son conseil provincial qui peuvent chercher une solution. Il est notamment envisageable que le cercle de médecins généralistes se charge de la conservation sous la responsabilité de son président ou que le cercle de médecins généralistes trouve un confrère prêt à assumer cette tâche. En dernier recours, il incombe au conseil provincial de trouver une solution.

En outre, le Conseil national souhaite souligner que le dossier patient est aussi un élément de preuve, comme mentionné à l'article 22 CDM 2018[4], dans le cadre tant de la responsabilité déontologique que de la responsabilité civile. À cet égard, le médecin ou, le cas échéant, ses proches doivent, en fonction de la problématique, garder la possibilité d'accéder aux dossiers.

Papier versus électronique

Les mêmes principes s'appliquent évidemment aux dossiers papier et électroniques.

Dans le cas des dossiers papier, un espace de stockage suffisant peut constituer un problème pratique.

Pour les dossiers électroniques, le Conseil national estime que les packs de logiciels agréés doivent prévoir la possibilité de transmettre un fichier complet de dossiers patients à un autre médecin, en cas d'arrêt d'une pratique. [i]

  • [1] Art. 2262bis du code civil

    [2] Article 24. Les dossiers des patients doivent être conservés pendant trente ans après le dernier contact avec le patient, de manière sécurisée et en respectant le secret professionnel. Passé ce délai, le médecin peut détruire les dossiers.

    Lorsque sa pratique cesse, le médecin transmet au médecin désigné par le patient ou au patient tous les renseignements utiles pour garantir la continuité des soins.

    [3] Loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient

    Art. 9. § 1er. Le patient a droit, de la part de son praticien professionnel, à un dossier de patient soigneusement tenu à jour et conservé en lieu sûr.

    A la demande du patient, le praticien professionnel ajoute les documents fournis par le patient dans le dossier le concernant.

    § 2. Le patient a droit à la consultation du dossier le concernant.

    II est donné suite dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 15 jours de sa réception, à la demande du patient visant à consulter le dossier le concernant.

    Les annotations personnelles d'un praticien professionnel et les données concernant des tiers n'entrent pas dans le cadre de ce droit de consultation.

    A sa demande, le patient peut se faire assister par une personne de confiance désignée par lui ou exercer son droit de consultation par l'entremise de celle-ci. Si cette personne est un praticien professionnel, elle consulte également les annotations personnelles visées à l'alinéa 3. (Le cas échéant, la demande du patient est formulée par écrit et la demande, ainsi que l'identité de la personne de confiance, sont consignées ou ajoutées au dossier du patient.) <W 2006-12-13/35, art. 63, 1°, 002; En vigueur : 01-01-2007>

    Si le dossier du patient contient une motivation écrite telle que visée à l'article 7, § 4, alinéa 2, qui est encore pertinente, le patient exerce son droit de consultation du dossier par l'intermédiaire d'un praticien professionnel désigné par lui, lequel praticien consulte également les annotations personnelles visées à l'alinéa 3

    § 3. Le patient a le droit d'obtenir, (...), une copie du dossier le concernant ou d'une partie de celui-ci, conformément aux règles fixées au § 2. Sur chaque copie, il est précisé que celle-ci est strictement personnelle et confidentielle. (Le Roi peut fixer le montant maximum pouvant être demandé au patient par page copiée, copie donnée en application du droit précité d'obtenir une copie ou sur un autre support d'information.) <W 2006-12-13/35, art. 63, 2°, 002; En vigueur : 01-01-2007>

    Le praticien professionnel refuse de donner cette copie s'il dispose d'indications claires selon lesquelles le patient subit des pressions afin de communiquer une copie de son dossier à des tiers.

    § 4. Après le décès du patient, l'époux, le partenaire cohabitant légal, le partenaire et les parents jusqu'au deuxième degré inclus ont, par l'intermédiaire du praticien professionnel désigné par le demandeur, le droit de consultation, visé au § 2, pour autant que leur demande soit suffisamment motivée et spécifiée et que le patient ne s'y soit pas opposé expressément. Le praticien professionnel désigné consulte également les annotations personnelles visées au § 2, alinéa 3.

    [4] Article 22. Le médecin tient à jour pour chaque patient un dossier dont la composition et la conservation répondent aux exigences légales et déontologiques.

    Dans le respect du secret professionnel, le médecin gère le dossier des patients qui est un outil de travail, un moyen de communication, un point de référence qualitatif et un élément de preuve.


    [i] Code de déontologie médicale1975

    Art. 46

    (Modifié le 19 janvier 2013)

    Les dossiers médicaux doivent être conservés pendant trente ans après le dernier contact avec le patient, en lieu sûr et en tenant compte du respect du secret professionnel. Après ce délai, la destruction des dossiers peut être effectuée avec le même respect.

    Art. 47

    (Modifié le 19 janvier 2013)

    Lorsque sa pratique cesse, le médecin transmet au médecin désigné par le patient tous les renseignements utiles et nécessaires pour garantir la continuité des soins.

    Si le conseil provincial concerné est informé du fait que ce médecin n'est plus en mesure de satisfaire à cette obligation, il prend les dispositions nécessaires pour :

    - la conservation adéquate des dossiers médicaux afin de permettre d'assurer la continuité des soins,

    - la préservation du secret professionnel.

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