En sa séance du 15 septembre 2018, le Conseil national de l'Ordre des médecins a examiné une question relative à la conservation et à la transmission des dossiers d'un médecin généraliste lorsqu'il cesse d'exercer au moment de sa retraite.
Conservation et délai de conservation
Le Conseil national constate qu'il n'existe pas de disposition légale générale fixant le délai de conservation « d'un » dossier médical. Le délai civil de prescription pour la responsabilité est de 20 ans maximum à partir du jour qui suit celui où s'est produit le fait qui a provoqué le dommage[1]. Cette responsabilité passe aux héritiers en cas de décès du médecin.
Le Code de déontologie médicale (CDM) dispose que les dossiers médicaux doivent être conservés pendant 30 ans, après le dernier contact avec le patient (article 24 CDM 2018)[2].
Un médecin qui cesse sa pratique est donc responsable de la conservation de ses dossiers patients et de la fourniture de toutes les informations utiles pour la continuité des soins au médecin désigné par le patient ou au patient lui-même, et ce pendant les trente années suivant le dernier contact avec le patient.
Transmission
Pour des raisons pratiques (p. ex. santé personnelle, décès, déménagement, difficultés techniques), un médecin n'a pas toujours la possibilité de se charger lui-même de la conservation des dossiers des patients.
Dans ces circonstances, ces dossiers peuvent être conservés par un confrère ayant les mêmes compétences.
Outre la transmission de toutes les informations utiles pour la continuité des soins au médecin désigné par le patient ou au patient lui-même, ce confrère assure également toutes les tâches reprises à l'article 9 de la loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient[3] (conservation sécurisée, accorder le droit de consultation et le droit de copie). Il le fait dans le respect du secret professionnel et de la législation sur la protection des données (loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ). Dans ce cadre, il est logique de transmettre le dossier patient complet au médecin désigné par le patient.
Dans une association, un cabinet de groupe ou une maison médicale, cette conservation est généralement automatiquement poursuivie.
Un médecin solo (ou ses proches) peut essayer, dans un premier temps, de trouver lui-même un confrère disposé à conserver ces dossiers.
Si ce médecin n'est pas en mesure de trouver lui-même un confrère, il peut s'adresser au cercle de médecins généralistes et/ou à son conseil provincial qui peuvent chercher une solution. Il est notamment envisageable que le cercle de médecins généralistes se charge de la conservation sous la responsabilité de son président ou que le cercle de médecins généralistes trouve un confrère prêt à assumer cette tâche. En dernier recours, il incombe au conseil provincial de trouver une solution.
En outre, le Conseil national souhaite souligner que le dossier patient est aussi un élément de preuve, comme mentionné à l'article 22 CDM 2018[4], dans le cadre tant de la responsabilité déontologique que de la responsabilité civile. À cet égard, le médecin ou, le cas échéant, ses proches doivent, en fonction de la problématique, garder la possibilité d'accéder aux dossiers.
Papier versus électronique
Les mêmes principes s'appliquent évidemment aux dossiers papier et électroniques.
Dans le cas des dossiers papier, un espace de stockage suffisant peut constituer un problème pratique.
Pour les dossiers électroniques, le Conseil national estime que les packs de logiciels agréés doivent prévoir la possibilité de transmettre un fichier complet de dossiers patients à un autre médecin, en cas d'arrêt d'une pratique. [i]